Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

EVER PEAK Sp. z o.o.
ul. Juliusza Słowackiego 37/142, 05-120 Legionowo
NIP: 5361964213 · REGON: 52286189600000 · KRS: 0000987955

Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Kapitał zakładowy: 5 000,00 PLN

Kontakt w sprawie usługi, reklamacji i danych osobowych: info@everpeak.pl. Serwis: https://cotopismo.pl.

Wersja przygotowana do pilotażu. Tryb z przesyłaniem dokumentów nie został dopuszczony do uruchomienia: operator musi najpierw uzupełnić i potwierdzić warunki przetwarzania danych. Korzystaj wyłącznie z demonstracji na przykładowych danych.

W sprawach danych i praw osób kontaktuj się z administratorem na wskazany adres. Polityka dotyczy demonstracji i indywidualnego pilotażu. Odrębna obsługa firm wymaga wcześniejszego ustalenia ról i warunków powierzenia.

2. Dane użytkownika, cele i podstawy

• Wykonanie żądanej usługi: treść głównego pisma lub jego obraz, udzielone odpowiedzi, uwagi, deklaracje dotyczące załączników oraz wynik. W odniesieniu do danych użytkownika będącego stroną umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tylko w zakresie niezbędnym do wykonania umowy.
• Kontakt i reklamacje: adres e-mail, treść korespondencji, dane niezbędne do rozpoznania zgłoszenia. Podstawa zależy od sprawy: wykonanie umowy (lit. b), konkretny obowiązek prawny (lit. c) albo uzasadniony interes udzielenia odpowiedzi i ochrony roszczeń (lit. f).
• Bezpieczeństwo i limity: identyfikator sesji, pseudonim adresu IP obliczony funkcją HMAC, czasy i liczniki operacji oraz losowy identyfikator sprawy. Podstawą jest uzasadniony interes ochrony usługi przed nadużyciami i zapewnienia jej dostępności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Nie prowadzimy reklamy behawioralnej, analityki marketingowej, sprzedaży danych ani profili reklamowych. Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak informacji potrzebnych do analizy uniemożliwia jej wykonanie. Akceptacja regulaminu lub potwierdzenie przeczytania polityki nie jest zgodą na przetwarzanie danych opartą na art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Dane osób trzecich i informacje szczególnie chronione

W pilotażu korzystaj we własnej sprawie i usuń identyfikowalne dane osób trzecich, które nie są konieczne. Nie przekazuj szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych o wyrokach i czynach zabronionych z art. 10. Dotyczy to także danych pojawiających się przypadkiem w skanach, uwagach i odpowiedziach.

Umowa z użytkownikiem nie jest automatycznie podstawą przetwarzania danych wszystkich osób wymienionych w piśmie. Zgoda osoby przesyłającej nie zastępuje podstawy prawnej dotyczącej innych osób. Jeżeli obsługa wymaga ich identyfikacji, wstrzymaj przesłanie i skontaktuj się z nami w celu ustalenia dopuszczalnego zakresu. Administrator musi ocenić podstawę prawną, konieczność, interesy tych osób oraz obowiązek informacyjny z art. 14 RODO; sama publikacja tej polityki nie zawsze realizuje ten obowiązek.

Źródłem danych innej osoby może być użytkownik i jego dokument, a kategoriami — dane identyfikacyjne, kontaktowe, zawodowe lub opis sytuacji w piśmie. Dla takiej osoby stosują się opisane tu kanały kontaktu i prawa. Nie uruchamiamy odrębnego przetwarzania cudzych spraw dla firm bez określenia, kiedy klient jest administratorem, a EVER PEAK podmiotem przetwarzającym na podstawie art. 28 RODO. Własna obsługa umowy i reklamacji pozostaje odrębnym procesem administratora.

4. Jak przepływa dokument

1. Demonstracja wykorzystuje przykładowe dane i nie wymaga przesyłania własnego pisma do modelu.
2. W pilotażu główne pismo trafia przez HTTPS na serwer aplikacji, a następnie do OpenAI API. Przed generowaniem ten sam materiał może zostać przekazany do punktu API liczącego tokeny. Samo odrzucenie z powodu limitu może więc nastąpić już po przekazaniu materiału dostawcy AI.
3. W kolejnym kroku przekazujemy do modelu informacje potrzebne do projektu lub poprawki: wynik analizy, Twoje odpowiedzi, uwagi, stan załączników i — przy poprawce — dotychczasowy projekt.
4. Opcjonalne pliki załączników i ich nazwy pozostają w pamięci przeglądarki. Nie przesyłamy ich na serwer ani do AI. Pobierany pakiet ZIP jest tworzony lokalnie.

Treść może zawierać dane także po zastąpieniu imienia inicjałami: kontekst bywa identyfikujący. Usunięcie danych z formularza po wysłaniu nie cofa już wykonanego przekazania.

5. Dostawcy i transfery

Hosting: Do uzupełnienia przed uruchomieniem. Miejsce przetwarzania: Do uzupełnienia przed uruchomieniem.

Dostawca AI: OpenAI; podmiot wynikający z umowy: Do uzupełnienia przed uruchomieniem. Usługa korzysta z modelu skonfigurowanego przez operatora w API. Uprawnieni dostawcy infrastruktury i obsługi korespondencji mogą otrzymywać dane w zakresie swoich zadań; dane mogą również zostać ujawnione organom uprawnionym na podstawie prawa.

Dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Potwierdzony mechanizm i zakres transferu: Do uzupełnienia przed uruchomieniem. O informacje o zabezpieczeniach oraz kopię właściwych postanowień można wystąpić do administratora; tajemnice dostawcy mogą wymagać zasłonięcia fragmentów.

Nie zakładamy, że lokalizacja spółki dostawcy w UE oznacza przetwarzanie wyłącznie w UE. Umowy powierzenia, podwykonawcy, region projektu i rzeczywiste ustawienia wymagają weryfikacji przed dopuszczeniem pilotażu.

6. Okresy przechowywania

• Aplikacja: nie tworzy historii dokumentów ani logów ich treści. Główne pliki są tymczasowe i usuwane przy zakończeniu obsługi żądania; wyjątkowe awarie systemu wymagają dodatkowego sprzątania zasobów hostingu. Wynik i podpisany token pozostają w pamięci strony; token uprawniający do dalszej operacji wygasa po godzinie.
• Metadane techniczne: sesja zawiera zabezpieczenie formularza, bez treści dokumentów. Rejestr spraw zawiera losowy identyfikator i liczniki, bez tekstów. Wpisy starsze niż 24 godziny są usuwane przy kolejnej operacji. Liczniki limitów i pseudonimy IP rotują przy żądaniu po zmianie dnia; brak ruchu może opóźnić fizyczne usunięcie. HMAC IP jest pseudonimizacją, nie gwarancją anonimowości.
• Infrastruktura: okresy logów serwera, sesji, poczty i kopii zapasowych: Do uzupełnienia przed uruchomieniem.
• OpenAI: używamy store=false, co nie oznacza braku wszelkiej retencji. Dokumentacja dostawcy przewiduje domyślnie logi przeciwdziałania nadużyciom do 30 dni, z wyjątkami dotyczącymi prawa i bezpieczeństwa. Potwierdzona dla projektu polityka, w tym liczenie tokenów i pliki: Do uzupełnienia przed uruchomieniem.
• Korespondencja: przez obsługę zgłoszenia, a następnie tylko przez okres niezbędny do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, stosownie do rodzaju sprawy i właściwego terminu przedawnienia. Nie zachowujemy w tym celu automatycznie całych dokumentów analizowanych w aplikacji.

Zapisane przez Ciebie pliki i pakiety pozostają na Twoim urządzeniu do ich usunięcia. Przeglądarka lub system operacyjny może przywracać karty; na współdzielonym urządzeniu zamknij stronę i usuń pobrane pliki, gdy nie są potrzebne.

Zgodnie z dokumentacją API dane nie są domyślnie używane do trenowania modeli. Nie włączamy dobrowolnego udostępniania treści do takiego celu. Szczegóły: zasady danych OpenAI API.

7. Prawa osób i sposób ich realizacji

W granicach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych, jeżeli spełnione są jego przesłanki. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli osobny proces zostanie oparty na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Napisz na info@everpeak.pl i opisz żądanie bez przesyłania całego pisma. Weryfikacja tożsamości powinna być proporcjonalna; nie wymagamy rutynowo skanu dowodu. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca; uzasadnione przedłużenie maksymalnie o dwa kolejne miesiące wymaga informacji w pierwszym miesiącu. Brak historii dokumentów może oznaczać, że nie dysponujemy już określoną treścią. Nie tworzymy nowej historii tylko po to, by identyfikować użytkowników.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i skorzystać z ochrony sądowej. Żądanie dotyczące danych nie pozbawia prawa do reklamacji usługi.

8. AI, bezpieczeństwo i aktualizacja

Wchodzisz w interakcję z AI. Wynik jest automatycznie generowany i wymaga sprawdzenia przez człowieka. Nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację w rozumieniu art. 22 RODO. Techniczna odmowa żądania ze względu na limit lub zakres nie jest decyzją urzędu w Twojej sprawie.

Stosujemy szyfrowanie transmisji, ograniczenie dostępu i zakresu danych, zabezpieczenia sesji i kontrolę żądań. Żaden system nie eliminuje wszystkich ryzyk. Podejrzenie ujawnienia danych zgłoś na adres kontaktowy. Zmiany polityki opisujące nowy cel, odbiorcę lub sposób użycia danych udostępnimy przed uruchomieniem takiej funkcji; nie zastępuje to uzyskania właściwej podstawy prawnej.